Персональные данные в СНТ

Работая с садоводами, председатель должен составить реестр, собрать контакты, паспортные данные владельцев участков. Эта информация является конфиденциальной и не подлежит разглашению. Чтобы не допускать нарушений, председатель должен знать основные положения закона о персональных данных и соблюдать их в своей работе.

Какие сведения относятся к персональным данным

Любая информация, которая поможет идентифицировать человека, выйти с ним на связь, получить сведения о нем, относится к персональным данным (ПД). В первую очередь, это:

• фамилия, имя и отчество;
• дата рождения;
• адрес проживания и регистрации;
• серия, номер и другие паспортные данные;
• номер телефона;
• электронная почта.

Сведения о месте работы, образовании, уровне доходов, составе семьи, наличии имущества также относятся к личным данным человека. Эту информацию нельзя использовать и передавать другим лицам без согласия самого человека. Однако очень часто право на конфиденциальность персональных данных нарушается. Например, личные номера телефонов, адреса электронной почты появляются в базах данных, которые продаются организациям, заинтересованным в увеличении клиентской базы.

Чтобы не допустить такого разглашения и распространения информации, федеральное законодательство продолжают корректировать и ужесточать.

Закон о персональных данных

На сегодняшний день в России действует Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных». Этот документ регулирует:

• условия обработки личной информации;
• конфиденциальность при работе с персональными данными;
• получение согласия на обработку данных от физических лиц;
• права субъектов ПД;
• обязанности оператора, работающего с информацией.

Также внутри организации, работающей с персональными данными, составляется положение о политике сбора и защите личной информации, которая предоставляется физическими лицами.

Считается ли СНТ оператором персональных данных

Согласно ст.3 закона №152-ФЗ, любая организация, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, осуществляющее сбор и обработку личной информации, должно быть зарегистрировано как оператор персональных данных.

В первую очередь, товарищество собирает информацию о садоводах. Список обязательных персональных данных установлен в Федеральном законе №217-ФЗ. Это необходимо для:

• ведения реестра членов СНТ;
• создания списков рассылок, внутренних чатов товарищества;
• более эффективного взаимодействия председателя с садоводами.

Также СНТ могут понадобиться личные данные физических лиц, не являющихся членами товарищества. Например, при заключении договора на выполнение работ с подрядчиками.

Это значит, что СНТ занимается сбором и обработкой информации и является оператором персональных данных.

Как определить достоверность персональных данных

При работе с информацией председатель должен получить документальное подтверждение подлинности предоставляемых данных. Подтверждающими документами могут стать:

• паспорт, удостоверяющий личность и место жительства;
• свидетельство о рождении (для детей, не достигших 14 лет);
• трудовая книжка;
• свидетельство пенсионного страхования;
• диплом об образовании;
• военный билет;
• свидетельство о присвоении ИНН;
• свидетельство об открытии ИП;
• выписка из ЕГРН;
• иные документы, утвержденные законодательством Российской Федерации.

При сборе персональных данных председатель имеет право сделать копии этих документов для хранения в архиве СНТ. Однако распространение копий и предоставление их третьим лицам недопустимо.

Как председателю работать с персональными данными

Собирая сведения о садоводах или исполнителях услуг, необходимых для товарищества, председателю важно соблюдать все правила, установленные законом. Для этого потребуется:

• назначить человека, ответственного за сбор и обработку персональных данных;
• издать приказ о политике сбора ПД в СНТ;
• подготовить положение о защите персональных данных в товариществе и утвердить его на общем собрании;
• разместить согласованный документ в общем доступе (например, на сайте товарищества), чтобы любой член СНТ мог ознакомиться с политикой обработки ПД.

Также председатель должен позаботиться о том, чтобы товарищество было внесено в реестр операторов персональных данных. С 1 сентября 2022 года каждый оператор должен сообщить ведомству о своем намерении работать с персональными данными. После этого ваше СНТ будет внесено в реестр Роскомнадзора. Это значит, что вы сможете законно запрашивать, собирать и хранить личную информацию о физических лицах. Проверить регистрацию своего товарищества можно на официальном сайте Роскомнадзора.

Положение о персональных данных в СНТ

На сегодняшний день в России нет единой утвержденного шаблона положения о сборе персональных данных в СНТ, поэтому каждое товарищество составляет его в свободной форме. Однако есть определенный список пунктов, которого нужно придерживаться при подготовке документа. Например, в положении необходимо прописать:

• общие определения;
• список документов, подтверждающих подлинность ПД;
• перечень данных, которые СНТ может получать от членов товарищества, подрядчиков или работников;
• права собственников ПД;
• перечень возможных операций с личными данными садоводов;
• порядок сбора и хранения данных;
• список лиц, имеющих доступ к персональным данным;
• обязанности сотрудников, работающих с ПД;
• ответственность за нарушение правил работы с личной информацией.

Перед тем, как утверждать документ, члены СНТ должны ознакомиться с текстом положения не менее чем за семь дней до общего собрания. Решение об утверждении документа необходимо зафиксировать в протоколе собрания.

Согласие на обработку персональных данных

Передавая личную информацию председателю СНТ или другому лицу, ответственному за сбор данных, садовод должен заполнить согласие на обработку ПД. Единой формы этого документа также нет, поэтому товарищество может разработать свой образец или воспользоваться существующим шаблоном.

Согласно закону № 266-ФЗ, который вступил в силу с 1 сентября 2022 года, согласие на обработку должно быть максимально точным, предметным и однозначным – без размытых и нечетких формулировок.

В документе потребуется указать:

• ФИО человека, дающего согласие на обработку ПД;
• адрес его проживания;
• паспортные данные (серия, номер, когда и кем выдан);
• наименование оператора, который получает право на обработку личной информации;
• перечень предоставляемых данных.

Также в документе обязательно должна присутствовать ссылка на статью 9 Федерального закона №152-ФЗ от 27.06.2006 года, на основании которой составляется согласие на предоставление личной информации.

Как хранить персональные данные

Полученную от садоводов, работников или подрядчиков информацию председатель может хранить:

• в электронном виде (например, на флеш-накопителе, жестком или компакт-диске, в электронной базе данных);
• в виде бумажного архива.

И в том, и в другом случае информацию нужно защитить от доступа третьих лиц, а также заранее установить перечень людей, которые имеют доступ к сведениям. В СНТ такими лицами чаще всего являются:

• председатель;
• члены правления;
• члены ревизионной комиссии;
• бухгалтер.

Каждый из этих людей несет ответственность за сохранение конфиденциальности информации и не имеет права передавать ее третьим лицам, а также использовать в личных, коммерческих или маркетинговых целях.

Можно ли передавать персональные данные в другие организации

Ни председатель, ни правление товарищества не могут передавать данные о садоводах или работниках товарищества третьим лицам. Это допустимо лишь в том случае, если предварительно было получено письменное согласие от человека, информация о котором потребовалась другой организации (ст.7 Федерального закона №152-ФЗ).